A Sprint Retrospective é um evento crucial ao final de cada Sprint, projetado para que o Scrum Team possa refletir sobre o período anterior e criar um plano de melhorias a serem aplicadas na próxima Sprint. Este encontro permite que a equipe avalie o que funcionou bem, o que poderia ter sido melhorado e quais ações específicas podem ser implementadas para aprimorar seu desempenho futuro. É uma chance para o time inspecionar e adaptar seus processos e práticas, promovendo uma melhoria contínua efetiva.

Melhorando a forma de navegar

Imagine um navio que acaba de retornar ao porto após uma viagem de duas semanas pelos mares. O capitão, junto com sua tripulação, se reúne para avaliar a jornada. Eles discutem o que funcionou bem, como a rota escolhida e a velocidade da navegação, bem como os desafios enfrentados, como tempestades inesperadas ou falhas nos equipamentos.

Durante essa reunião, cada membro da tripulação é incentivado a compartilhar suas observações. O navegador pode falar sobre a precisão dos mapas utilizados, enquanto o responsável pela manutenção comenta sobre o desempenho dos motores. Com base nessas discussões, o capitão e a tripulação identificam áreas que precisam de melhorias, como a necessidade de melhores instrumentos de navegação ou treinamentos adicionais para lidar com condições climáticas adversas.

Assim como na Sprint Retrospective, o objetivo é inspecionar e adaptar. A tripulação do navio cria um plano de ação para a próxima viagem, implementando as melhorias necessárias para garantir uma jornada mais segura e eficiente. Eles podem decidir ajustar a rota, melhorar a comunicação durante tempestades ou realizar manutenção preventiva nos motores.

Essa análise contínua e adaptação garantem que cada viagem subsequente seja mais eficiente e segura, assim como a Sprint Retrospective visa melhorar continuamente o processo e o desempenho do Scrum Team.

Descrição Detalhada da Sprint Retrospective

A Sprint Retrospective é uma evento focado em inspecionar e adaptar processo durante a Sprint. A seguir detalhes adicionais dessa reunião.

Propósito e Participantes

A Sprint Retrospective é uma oportunidade crucial para o Scrum Team inspecionar como foi feito o seu próprio trabalho e iniciar o processo de adaptação dos processos. Este evento permite que a equipe avalie como está fluindo o trabalho em termos de interações entre indivíduos, processos, ferramentas e a Definition of Done. Todos os membros do Scrum Team – Product Owner, Developers e Scrum Master – são participantes obrigatórios. A presença de todos é vital para garantir que todas as perspectivas sejam consideradas e que a equipe trabalhe de forma colaborativa para identificar áreas de melhoria.

Timing

A Sprint Retrospective ocorre uma vez durante cada Sprint, especificamente no último dia da Sprint, logo após a Sprint Review. Este evento marca o final da Sprint e tem uma duração máxima de três horas para Sprints de um mês, com tempo proporcionalmente ajustado para Sprints mais curtas. O objetivo é fornecer tempo suficiente para uma discussão aprofundada sem comprometer a eficiência da reunião.

Estrutura do Evento

A estrutura da Sprint Retrospective pode variar conforme o framework de facilitação escolhido. A seguir é o fluxo dos 5 passos de uma retrospectiva descrito pela Esther Derby e Diana Larsen no livro Agile Restrospectives:

1. Set the Stage: Criação de um ambiente seguro e colaborativo onde todos se sintam à vontade para compartilhar suas opiniões.
2. Gather Data: Coleta de informações sobre o que aconteceu durante a Sprint, incluindo sucessos, desafios e obstáculos.
3. Generate Insights: Análise dos dados coletados para identificar padrões, tendências e gerar insights sobre o que funcionou bem e o que pode ser melhorado.
4. Decide What to Do: Decisão sobre ações específicas a serem implementadas no próximo Sprint com base nos insights gerados. Foco em ações que estão sob o controle da equipe e que levarão a melhorias tangíveis.
5. Close the Retrospective: Resumo das ações decididas, atribuição de responsabilidades para implementação e definição de um tempo para revisão na próxima retrospectiva. Garantia de que as ações serão seguidas e que o progresso será feito no próximo Sprint.

Resultado da Reunião

Os principais resultados da Sprint Retrospective incluem a identificação das melhorias mais importantes para aumentar a eficácia do Scrum Team e a criação de um plano concreto para implementá-las o mais rápido possível. Essas melhorias podem ser adicionadas ao Sprint Backlog do próximo Sprint se precisarem de tempo dos Developers para serem postas em prática. A reunião também reforça o compromisso da equipe com a melhoria contínua, assegurando que todas as ações decididas sejam acompanhadas e revisadas em futuras Retrospectives.

Atividades no Evento

• Scrum Master: Facilita o evento, garantindo que a reunião seja produtiva e que todos os membros se sintam seguros para compartilhar suas opiniões.
• Scrum Team: Inspeciona a Sprint, discute o que foi bom, analisa o que pode melhorar, discute como melhorar e cria o plano para implementar as melhorias.

Dicas para uma Sprint Retrospective Eficaz

Para maximizar a eficácia da Sprint Retrospective e fomentar um ambiente de melhoria contínua, é fundamental implementar práticas e estratégias que engajem todos os membros do Scrum Team e promovam uma análise profunda e construtiva dos processos. Aqui estão algumas dicas detalhadas para garantir que as Retrospectives sejam produtivas e transformadoras:

Inclusão e Participação do Scrum Team

A presença de todos os membros do Scrum Team, incluindo o Product Owner, é essencial para uma Sprint Retrospective abrangente. Cada pessoa oferece perspectivas únicas que são cruciais para o entendimento holístico dos desafios e sucessos do Sprint.

Caso os developers tenham dificuldade em fazer a retrospectiva junto com o Product Owner, o Scrum Master deve entender o motivo e criar uma estratégia para aproximar os developers do Product Owner, garantindo assim uma colaboração mais eficaz e um ambiente de confiança mútua.

Pessoas externas não devem participar da Sprint Retrospective, pois sua presença pode atrapalhar a dinâmica da reunião. Como essas pessoas não fazem parte do Scrum Team, sua participação pode criar um ambiente desconfortável, onde os membros da equipe não se sentem à vontade para expressar abertamente suas opiniões, preocupações e sugestões de melhoria. A Sprint Retrospective é um momento reservado para o time inspecionar e adaptar seus processos de maneira franca e colaborativa, e a inclusão de indivíduos externos pode comprometer a honestidade e a eficácia dessa importante discussão.

Ambiente de Segurança Psicológica

O Scrum Master deve assegurar que a Sprint Retrospective ocorra em um ambiente onde os membros se sintam seguros para expressar suas ideias e preocupações sem medo de julgamento ou retaliação. A confiança é a chave para uma comunicação aberta e honesta.

Discussões na Sprint Retrospective não devem ir para o pessoal, assim como nas discussões não devem focar em buscar culpados pelos erros, inconsistências ou deficiências. Discussões negativas vão desencorajar a comunicação aberta e franca;

Foco em Soluções, Não em Culpa

Concentre-se em identificar soluções para os problemas, não em atribuir culpa. Adote a Prime Directive de Norm Kerth, que reforça que todos fizeram o melhor que puderam com as informações e recursos disponíveis.

A Prime Directive é descrita no livro “Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews” do Norm Kerth. A seguir uma tradução livre da Prime Directive:

Independentemente do que descobrimos, entendemos e realmente acreditamos que todos fizeram o melhor trabalho que puderam, considerando o que sabiam na época, suas habilidades e capacidades, os recursos disponíveis e a situação em questão.

Norm Kerth, traduzido por Anderson Hummel

Equilíbrio entre Positivo e Negativo

Mantenha um equilíbrio nas discussões, valorizando tanto os sucessos quanto os desafios. Celebrar as vitórias pode motivar a equipe, enquanto analisar as dificuldades pode abrir caminho para melhorias significativas.

Uma estratégia eficaz para lembrar o que ocorreu durante a sprint é manter um diário de bordo ou um registro diário das atividades e eventos importantes. Cada membro da equipe pode contribuir, anotando breves resumos ao final de cada dia. Durante a Sprint Retrospective, revise essas anotações para identificar e discutir dois pontos positivos, como a conclusão de uma tarefa complexa e uma colaboração bem-sucedida, e dois pontos negativos, como um bloqueio inesperado e um problema de comunicação. Esse método garante que todos os aspectos importantes da sprint sejam lembrados e discutidos, promovendo um ambiente de aprendizado contínuo.

Claridade na Comunicação

Evite jargões e termos técnicos que podem excluir ou confundir membros da equipe menos familiarizados com o vocabulário específico. Se necessário, dedique um momento para esclarecer termos ou criar um glossário acessível.

Por exemplo, um glossário pode incluir definições claras de termos como “Sprint,” “Product Backlog,” “User Story,” e “Velocity.” Este recurso ajuda a Scrum Team a ter um entendimento comum, evitando mal-entendidos e aumentando a eficiência nas reuniões e na execução das tarefas. Com um glossário, novos membros se integram mais rapidamente e todos os membros podem se comunicar de forma mais clara e coesa.

Utilização de um Facilitador Externo

Considerar a inclusão de um facilitador externo pode ajudar a proporcionar novas perspectivas e evitar viéses internos, especialmente em equipes que enfrentam desafios recorrentes ou sensíveis.

Isso pode ser útil caso o Scrum Master sinta que não tem habilidade de facilitação suficiente para conduzir a Sprint Retrospective tendo em vista acontecimentos recentes ou ainda quando o Scrum Master acredite que o Scrum Team tenha dificuldade de discutir o tópico tendo ele como facilitador

Análise de Dados

Utilize dados e feedback de várias fontes para fundamentar as discussões. Reúna dados da Sprint para ajudar o Scrum Team a identifcar áreas de melhoria. Isso pode incluir métricas, feedback dos stakeholders, observações dos próprios membros do Scrum Team, padrões de comportamento repetitivos que ocorrem no longo prazo, e até formulários de pesquisa com respostas dos próprios membros do Scrum Team podem ser utilizados como fonte de dados na Sprint Retrospective e pode ser particularmente útil para resolver problemas recorrentes.

Monitoramento de Ações

As ações decididas na Sprint Retrospective devem ser documentadas, com responsáveis definidos para cada tarefa. É importante que estas ações sejam revisadas nas Sprint Retrospectives subsequentes para garantir que estão sendo implementadas efetivamente.

O Improvement Backlog serve como um repositório organizado das melhorias identificadas durante as Sprint Retrospectives, permitindo que a equipe priorize e acompanhe o progresso de cada ação. Uma das estruturas mais utilizadas é um quadro estruturado em To Do, Doing, Done. Isso ajuda a rastrear as melhorias futuras e serve como uma base histórica do que ocorreu de melhoria no passado.

Inovação nas Técnicas de Facilitação

Experimente diferentes técnicas de facilitação, como as estruturas liberadoras, Retromat ou Fun Retrospectives, para manter as sessões dinâmicas e envolventes. Isso ajuda a prevenir a complacência e estimula o pensamento criativo.

Adaptabilidade e Melhoria Contínua

Encoraje a equipe a ver a Sprint Retrospective como uma oportunidade para adaptação e crescimento contínuos. Ajuste as práticas de retrospectiva com base no feedback para melhor atender às necessidades da equipe e maximizar a eficácia do evento.

Conclusão

A Sprint Retrospective é uma ferramenta poderosa que possibilita ao Scrum Team um ciclo contínuo de aprendizagem e aprimoramento. Assim como uma tripulação naval avalia sua jornada para melhorar futuras navegações, o Scrum Team inspeciona e adapta seus processos, promovendo um ambiente de melhoria contínua. Ao celebrar os sucessos e enfrentar os desafios, a equipe se torna mais coesa e eficiente, garantindo que cada sprint seja mais produtiva e eficaz. Implementar estratégias como a manutenção de registros diários e o uso de glossários acessíveis reforça essa cultura de melhoria contínua, beneficiando tanto o produto quanto o desenvolvimento pessoal e profissional dos membros da equipe.